Administrateur du Chapitre

Le Conseil d’administration de MPI Montréal / Québec cherche à retenir les services d’un administrateur enthousiaste, motivé et autonome pour gérer une association – membre sans but lucratif, selon la description de travail ci-dessous. Les personnes intéressées ou les sociétés de gestion sont tenus de soumettre une lettre d’accompagnement décrivant leurs qualifications avec un CV à jour.

Les demandes peuvent être soumises à la Présidente : Marie-France Watson mf.watson@concordia.ca.

Administrateur du Chapitre

Relève de: Président au nom du Conseil d’administration
Heures estimées: 5 heures par semaine / 20 par mois
Durée du contrat: 1 an (avec la possibilité de renouvellement) (NB : le CA est en congé le mois de juillet et août)

ADMISSIBILITÉ
• Le candidat peut être un individu ou un organisme de gestion
• Doit être disponible pour assister à tous les événements du Chapitre (1 fois par mois)
• Doit avoir le soutien de son employeur par ecrit sous forme de lettre a l’association (le cas échéant)
• Doit être bilingue à la fois par écrit et par oral (doit pouvoir converser avec les membres ainsi qu’avec le siège social de MPI HQ)
• Disposé à donner son temps, ses talents et l’enthousiasme requis pour le poste
• Doit avoir des compétences organisationnelles exceptionnelles
• Avoir des connaissances des outils en ligne telles que CVENT, Basecamp, Eventbrite, Survey Monkey et autres systèmes d’enregistrement et CRM.
• Doit avoir un ordinateur, une imprimante, un téléphone, un courriel et un accès Internet pour ses fonctions.

COMPENSATION
• 20 $ / h pour une moyenne de 20heures par mois, facturé mensuellement. Le contrat ne doit pas dépasser 5000 $ pour la durée du contrat
• Adhésion individuelle gratuite à MPI Montréal / Québec
• Participation gratuite aux événements mensuels d’éducation et de réseautage
Après les premier 3 mois, une évaluation d’employé sera effectuée pour assurer la satisfaction de l’administrateur ainsi que le CA.

Responsabilités

ADMINISTRATION GÉNÉRALE
• Servir de liaison principale avec le siège de MPI sur les questions relatives au fonctionnement du Chapitre
• Mettre à jour le tableau de bord MPI mensuel
• Mettre en place et maintenir un système de classement et de tenue de dossiers liés aux finances, aux données sur les membres et aux données sur les membres potentiels
• Mise en place et distribution de sondages en ligne et de rapports au besoin
• Fournir un soutien occasionnel aux administrateurs en cas de besoin
o Cela peut inclure, mais sans s’y limiter aux: envois, appels de renouvèlement d’adhésion, finaliser les accords de commandites, mettre à jour les informations budgétaires, finaliser les                          détails des conférenciers, etc …
• Identifier de nouveaux membres ou faire un suivi sur les pistes des membres potentiels pour le chapitre (après un événement ou un salon) au cas de besoin
• Traiter la facturation après les activités et les dépenses mensuelles
• Traitement du courrier
• Maintenir les dossiers officiels des chapitres, y compris les procès-verbaux des réunions du CA, les règlements administratifs, les politiques et procédures opérationnelles, etc.
• Soutenir le comité des communications avec toutes les communications des membres, y compris les envois postaux et les diffusions par courriel
• Gérer la correspondance électronique quotidienne
• Maintenir et gérer l’inventaire des fournitures de bureau de base
• Assurer une provision suffisante de ressources MPI
• Conseiller le CA et mettre en oeuvre les meilleures pratiques et processus administratifs
• Appuyer les événements mensuels du Chapitre sur place en tant que l’inscription sur place et support générale ( 1 hr)

CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA) Réunions:
Le conseil d’administration se réunit dix (10) fois par année; typiquement, le 2e mercredi de chaque mois (septembre – juin) de 17h30 à 19h30. Il y a également 2 retraites par année qui dure 1.5 jours la fin de semaine en janvier et juin.
• Communiquer régulièrement avec le CA
• Assister le président dans la préparation et la distribution des ordres du jour et des documents connexes pour les réunions du conseil et les retraites
• Créer des minutes de réunion du conseil
• Distribuer les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration au conseil d’administration et au chef d’entreprise du chapitre (CBM)
• Recueillir et tenir à jour les procès-verbaux des réunions des comités