Promoteur d’événement, augmentez vos revenus!

Par Stéphane Parent

Le financement d’un événement est très souvent une source de casse-tête pour bien des promoteurs.  Ce souci est encore plus présent chez les organisateurs qui assument les risques et qui mettent leur réputation (quand ce n’est pas leur maison) en jeu.   Dans le présent texte, vous trouverez quelques pistes de revenus supplémentaires que vous pourriez générer pour « arrondir » vos revenus.

Aller chercher plus de vos commanditaires

Pour une multitude de promoteurs, la principale source de revenus est la commandite.  Une fois que les partenariats sont signés, que les droits sont vendus et que la visibilité est engagée voici une solution pour maximiser vos revenus :

Exécuter les exploitations vous-mêmes.

Encore trop peu de promoteurs vont présenter des plans de commandites complets qui incluent les exploitations à l’interne. Dans certains cas, un dollar en achat de droits est assorti d’un dollar en exploitation.  D’intéressants montants sont donc à votre portée, il ne vous reste qu’à profiter de la relation que vous avez avec votre commanditaire pour en bénéficier.

Voici les critères de base pour profiter de ces fonds supplémentaires :

  • Soyez créatifs : vos suggestions d’exploitation devront atteindre et même dépasser les objectifs du commanditaire.
  • Soyez  structurés : ce sera une tâche de plus, avec des ressources supplémentaires à gérer.  Il vous faudra le faire avec professionnalisme et aller dans les détails.
  • Ayez une supervision sans faille durant tout l’événement.
  • Démontrez au commanditaire que votre équipe est solide pour l’épauler.
  • Prouvez-lui que vous lui offrez une solution facile pour lui et non un risque inutile.

Voici quelques trucs pour ne pas laisser de revenus vous glisser entre les doigts :

Utilisez vos bénévoles

Pour plusieurs exploitations, la plus grande dépense est la main-d’œuvre.  Si vous bénéficiez d’un bon nombre  de bénévoles, utilisez-les pour créer des concepts enlien avec la marque de votre commanditaire.   Par contre, vous devrez vous assurer de bien les former et de bien les encadrer.  Vous devrez aussi être certains d’avoir des remplaçants, car le taux de roulement et d’absentéisme est toujours élevé.  Vous devrez vous assurer de faire un recrutement en lien avec l’activité, car la tâche d’agent promotionnel ne convient pas à tout le monde.   Par exemple, l’énergie physique demandée pour une distribution d’échantillons à l’extérieur en plein mois de juillet n’est pas un travail pour un retraité de 68 ans.

Faites-vous aider par vos fournisseurs

Si vous avez des pièces de communication incluses dans votre concept, pensez à les négocier à l’ avance avec votre imprimeur, vous aurez donc un meilleur prix que le commanditaire lui-même et serez en mesure de faire une marge supplémentaire.  Dans le cas où l’exploitation demande du matériel technique (sonorisation-éclairage-audiovisuel) il sera moins coûteux que vous l’intégriez dans votre commande globale.  De plus, les coûts de main-d’œuvre seront beaucoup moins onéreux si le montage, le démontage et les transports sont tous assumés en même temps.  Profitez de vos économies d’échelle.  Offrir ce service sera encore plus intéressant si vous êtes éloigné de votre commanditaire et lui permettez de sauver les frais de déplacements de son équipe technique.

Allez chercher de l’aide si nécessaire

Vous croyez manquer d’expertise ou de créativité, sachez qu’il existe une multitude de consultants qui sauront vous aider pour mettre en place des exploitations rentables et efficaces.  Ils peuvent vous aider dans les différentes phases :

  • La conception
  • La planification des ressources
  • Le recrutement
  • L’encadrement de l’exécution
  • L’évaluation d’après événement

Plusieurs promoteurs d’événements de petite et moyenne taille hésitent à payer un consultant, car ils croient  qu’ils n’ont pas le budget.  En se dotant d’outils supplémentaires pour des exploitations à l’interne, ils réaliseront une augmentation de revenus bien supérieure aux frais de consultation engendrés.   Grâce aux revenus additionnels, la majorité des promoteurs qui ont pris cette tendance ont maintenant leur propre équipe.  La commandite est un métier qui se complexifie de jour en jour, il faut donc avoir du support.

Mettez de l’avant votre avantage local

En offrant des fournisseurs et du personnel locaux, vous serez en mesure d’offrir les exploitations à des coûts moindres que les agences qui devront se payer du déplacement ou de l’hébergement.   En mettant de l’avant cet avantage, vous aurez une offre qui vous rendra essentiel pour plusieurs commanditaires.  Ce sera donc plus facile pour vous de pouvoir renouveler vos ententes et d’aller chercher des montants supplémentaires.

En résumé, il est possible de maximiser les revenus et d’aller plus loin dans vos partenariats de commandite.  Des montants insoupçonnés vous attentent au coin de la rue.  Il ne  vous reste qu’à aller chercher ces fonds supplémentaires en faisant quelques efforts de plus.

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