À découvrir: Trello

Aujourd’hui je vous présente un petit article tout simple pour vous partager un outil de gestion de projet qui est, non seulement utilisé par l’équipe du CA de votre chapitre MPI, mais par plusieurs planificateurs d’événements et fournisseurs: Trello.

Chaque personne est organisée différemment dans son travail comme à la maison. On a tous déjà rencontré ou travaillé avec des gens qui sont totalement désorganisés et d’autres un peu trop organisés (on m’a d’ailleurs déjà surnommée la « excel spreadsheet queen » eh oui!). De mon côté, comme plusieurs, mes courriels et les post-it forment mes listes. Listes de choses à faire dans ma journée, à ne pas oublier, liste d’épicerie, etc. Je cherchais sans le savoir depuis longtemps un moyen de m’organiser et surtout, de garder tout au même endroit. Lors d’une des premières réunions que j’ai eues avec les membres du CA de MPI, j’ai eu la chance de découvrir une plateforme qui allait changer ma vie. Trello est devenu ma to-do list personnelle, a fait sa place dans la vie de chaque membre de mon équipe des ventes, et même dans celle de mon chum qui n’a pas eu le choix d’embarquer dans mon « board » de liste d’épicerie et de recettes! Trello est facile à utiliser, très visuel et surtout, se met à jour en temps réel.

Comment ça marche? Facile. Un tableau (board) Trello est une page web contenant des listes disposées à l’horizontale sur la page, de sorte que vous pouvez voir en un coup d’oeil tout votre projet. Les items de chaque liste, appelés des cartes, peuvent être glissés et déposés sur d’autres listes ou réorganisés dans la liste. Chaque carte peut contenir des images, des pièces jointes, des dates limites, des étiquettes de couleur, des notes de discussion, et vous pouvez les assigner à d’autres utilisateurs. Vous ne comprenez rien de ce que je dis? Regardez ce vidéo pour vous donner un exemple:

Vous pouvez créer des tableaux pour n’importe quoi! Par exemple, un projet pour votre travail, l’organisation d’un voyage, d’un mariage, de votre budget… les possibilités sont infinies. Pour vous montrer à quoi ressemble un tableau voici celui que j’utilise pour ma liste d’épicerie:

Capture d’écran 2015-02-07 à 22.41.06À gauche, des photos de notre dernier voyage à Barcelone pour m’inspirer, ensuite une liste contenant mon menu de la semaine (si la recette que je veux faire est sur internet j’y attache normalement le lien web), ensuite ma liste d’achats à faire, une liste générale contenant les items que j’achète le plus souvent et une liste de recettes accumulées depuis plusieurs semaines. Ce qui est intéressant encore une fois c’est le fait que les gens utilisant le tableau puissent faire des changements en temps réel. Exemple: je fais souvent l’épicerie avec mon chum, si on se sépare on prend notre application et on peut voir, au fur et à mesure, ce que l’autre a trouvé dans l’épicerie pour ne pas prendre les mêmes items 2 fois. Aussi, si mon chum est seul à l’épicerie et comme d’habitude, j’ai oublié de mettre quelque chose sur la liste, et bien je l’ajoute tout simplement et il le verra apparaître tout de suite sur la liste. Ça permet aussi de garder toutes les recettes en ligne à un seul endroit et de catégoriser les recettes en leur donnant différentes couleurs (catégories de repas, recettes qu’on aime ou pas, etc).

Je vous donne un exemple bien banal d’organisation de menus, mais quand on en vient aux projets importants au travail impliquant plusieurs personnes, on se rends vite compte de l’utilité de cet outil!

Je vous laisse découvrir les secrets de Trello vous même, allez explorer et vous amuser au www.trello.com (vous pouvez aussi télécharger l’application sur itunes).

Bonne semaine!

 

 

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